Datenschutz

Unternehmen

Firma UltraDigital Ltd.
15 Bristol Street, Island Bay
Wellington, Neuseeland

Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter
E-Mail: datenschutz@stepcare.app

Verantwortlichkeiten

Firma UltraDigital Ltd.
Neuseeland

Zuständigkeiten

Geschäftsführung

Kurzbeschreibung

Willkommen bei der StepCare App! Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns oberste Priorität. Bevor Sie die App nutzen, möchten wir Sie transparent und verständlich über die Verarbeitung Ihrer Daten informieren. Hier erfahren Sie, welche Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen und welche Rechte Sie haben. Mit Ihrer Zustimmung ermöglichen Sie uns, die StepCare App sicher, effizient und datenschutzkonform bereitzustellen.

Zweck der Datenverarbeitung

Die StepCare App verarbeitet personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Verwaltung von Benutzerkonten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Unterstützung der Kommunikation und Dokumentation im Pflegealltag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Optional: Nutzung von KI-Funktionen wie Übersetzungen und Textoptimierungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Verbesserung der App und IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der StepCare App und ihrer Funktionen, einschließlich Kommunikation, Dokumentation und Benutzerverwaltung.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Nutzung optionaler Funktionen, wie KI-gestützte Übersetzungen, Textoptimierungen oder das Hochladen von Profilbildern.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): IT-Sicherheit, Fehlerbehebung und Verbesserung der App-Leistung.

Datenquellen

Die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, stammen ausschließlich aus folgenden Quellen:

Direkt von Ihnen

Daten, die Sie selbst bei der Registrierung und Nutzung der App angeben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Chatnachrichten).

Automatisch durch die Nutzung der App

Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Geräteinformationen, Zugriffszeitpunkte und Protokolldaten

Mitarbeiterkonten

Zusätzlich können Mitarbeiterkonten durch die Firma angelegt werden. In diesem Fall erhält der Nutzer eine Einladung zur Registrierung und muss der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zustimmen, bevor er die App nutzen kann.

Wir erheben keine Daten aus externen oder öffentlichen Quellen. Alle von Ihnen bereitgestellten Daten werden ausschließlich für die im Rahmen der App beschriebenen Zwecke verwendet. Optional kann zur Registrierung ein Single-Sign-on Provider (SSO) Anbieter wie Google oder Microsoft genutzt werden, welcher Benutzerdaten wie Name, Email-Adresse und Profil-Bild teilen kann. Die Entscheidung zur Nutzung von SSO obliegt dem Benutzer.

Berechtigte Interessen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt, um:

• Die IT-Sicherheit und Systemstabilität sicherzustellen: Schutz vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch und Angriffen auf unsere Systeme.
• Die App kontinuierlich zu verbessern: Analyse von Nutzungsdaten zur Optimierung der Funktionen und Benutzerfreundlichkeit.
• Fehler zu beheben und den technischen Support zu gewährleisten: Effiziente Bearbeitung von Support-Anfragen und technische Problemlösungen.
• Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben zu gewährleisten: Dokumentation und Nachverfolgung von Datenverarbeitungen.

Unsere berechtigten Interessen sind stets mit den Rechten und Freiheiten der Nutzer abgewogen, um sicherzustellen, dass keine unverhältnismäßige Beeinträchtigung erfolgt.

Regelfristen für die Löschung

Die StepCare App speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht, anonymisiert oder pseudonymisiert. Die Regelfristen sind wie folgt:

Benutzerdaten (z. B. Name, E-Mail, Profil)

Bis zur Kontolöschung durch den Nutzer oder nach Inaktivität für 12 Monate.

Kommunikationsdaten (z.B. Chatnachrichten, Direktnachrichten, Aufgaben)

Speicherung bis zur manuellen Löschung durch den Nutzer oder spätestens 24 Monate nach Erstellung.

Ereignisdaten (z. B. Berichte, Dokumentationen)

Speicherung bis zum Abschluss des dokumentierten Ereignisses, maximal 12 Monate nach Abschluss.

Protokolldaten (z. B. Logfiles, IP-Adressen)

Automatische Löschung nach 12 Monaten.

Backup-Daten

Backups werden täglich und wöchentlich erstellt und nach 30 Tagen vollständig gelöscht oder überschrieben. Die automatische Löschung von Backups wird derzeit implementiert.

KI-Daten

Daten, die für KI-gestützte Funktionen (z. B. Übersetzungen, Transkriptionen) verarbeitet werden, werden nur temporär gespeichert und unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht.

Die genauen Löschprozesse sind in unserem Löschkonzept definiert. Sollten gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. für steuerrechtliche oder betriebswirtschaftliche Daten), werden die Daten nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Erfordernis

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich, um die StepCare App nutzen zu können und die mit ihr verbundenen Dienste bereitzustellen.

Pflichtangaben

Um ein Benutzerkonto zu erstellen und die Kernfunktionen der App (z. B. Kommunikation, Dokumentation) nutzen zu können, sind die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und weiteren grundlegenden Profildaten erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Nutzung der App nicht möglich.

Optionale Angaben

Die Bereitstellung weiterer Daten, wie eines Profilbilds oder die Nutzung von KI-Funktionen, ist freiwillig. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten hat keine Auswirkungen auf die grundlegende Funktionalität der App.

Für Mitarbeiter erfolgt die Registrierung durch das Unternehmen. Die abschließende Zustimmung zur Datenverarbeitung muss jedoch durch den jeweiligen Nutzer selbst erfolgen.

Folgen der Nichtbereitstellung

• Wird die Bereitstellung von Pflichtangaben verweigert, kann die StepCare App nicht genutzt werden, da diese Daten zur Vertragserfüllung und Bereitstellung der Dienste notwendig sind.
• Werden optionale Daten nicht bereitgestellt, stehen bestimmte Zusatzfunktionen (z. B. KI-gestützte Übersetzungen oder Transkriptionen) nicht zur Verfügung.

Die Verarbeitung erfolgt in jedem Fall im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen und den Rechten der Nutzer.

Empfänger der personenbezogenen Daten außerhalb des Unternehmens

Im Rahmen der Nutzung der StepCare App werden personenbezogene Daten nur an folgende externe Empfänger übermittelt, sofern dies für die Bereitstellung der App und ihrer Funktionen erforderlich ist:

Technische Dienstleister

• Supabase (Standort: Deutschland): Hosting der Datenbank, hochgeladenen Dateien (Downloads, Bilder, Videos, Profilfotos) und Authentifizierung.
• Resend (Standort: Irland): Versand von Transaktions-E-Mails.
• Cloudflare, Inc. (Standort: USA / globales Netzwerk): Cloudflare Turnstile zum Schutz vor Bots auf öffentlichen Marketing-Demos (einschließlich Comprehendly / FormAssist „Try demo“-Telefonverifizierung). Turnstile kann technische Daten wie IP-Adresse und Browser-Merkmale verarbeiten, um Menschen von automatisiertem Verkehr zu unterscheiden. Die Nutzung des unsichtbaren Turnstile-Modus unterliegt dem Turnstile Privacy Addendum von Cloudflare, das die Cloudflare-Datenschutzerklärung ergänzt und hier durch Verweis einbezogen wird.

KI-Dienstleister

• OpenAI (Standort: USA): Die übermittelten Daten werden anonym und ausschließlich für die jeweilige Anfrage verarbeitet und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

Datenverarbeitung durch KI-Funktionen: Die für KI-Funktionen verarbeiteten Daten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen genutzt, sondern ausschließlich zur Bereitstellung der gewünschten Funktion.

Hinweis: Die Übermittlung an OpenAI erfolgt verschlüsselt und basiert auf Standardvertragsklauseln (SCCs) zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

Alle externen Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet, die Daten nur im Rahmen der Auftragsverarbeitung und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen zu nutzen. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten zu Werbezwecken oder an Dritte, die nicht direkt mit der Bereitstellung der App verbunden sind.

Absicht der Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisation

Im Rahmen der Nutzung der StepCare App werden personenbezogene Daten in begrenztem Umfang an ein Drittland (außerhalb der Europäischen Union) übermittelt. Konkret betrifft dies:

Empfänger im Drittland

• OpenAI (Standort: USA): Verarbeitung von Daten für optionale KI-Funktionen (z. B. Übersetzungen, Transkriptionen).
• Pushy (Standort USA): Versand von optionalen Push-Nachrichten für Chat und Aufgaben

Rechtsgrundlage der Übermittlung

Die Übermittlung erfolgt nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Maßnahmen zum Schutz der Daten

• Zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus werden Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO mit OpenAI abgeschlossen.
• OpenAI verarbeitet die Daten ausschließlich verschlüsselt und verwendet diese nicht für Trainingszwecke von KI-Modellen.

Hinweis zu Risiken

Aufgrund der Datenübermittlung in die USA besteht das Risiko, dass US-Behörden unter Umständen auf die Daten zugreifen können, ohne dass Sie hiergegen rechtliche Mittel einlegen können.

Option zur Deaktivierung

Die Nutzung der KI-Funktionen ist optional. Sie können diese Funktionen jederzeit in den Einstellungen der App deaktivieren, um eine Übermittlung Ihrer Daten an OpenAI zu verhindern.

Es erfolgt keine Übermittlung an andere Drittländer oder internationale Organisationen, es sei denn, dies wird gesetzlich vorgeschrieben oder Sie haben ausdrücklich zugestimmt.

Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission

Für die USA, das Land, in das Daten bei der Nutzung der optionalen KI-Funktionen (durch OpenAI) übermittelt werden, besteht derzeit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. Das bedeutet, dass die EU die Datenschutzstandards in den USA nicht als gleichwertig mit denen in der EU anerkennt.

Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten

• Um dennoch ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. Diese Vertragsklauseln verpflichten den Empfänger (OpenAI) zur Einhaltung strenger Datenschutzauflagen.
• Alle an OpenAI übermittelten Daten werden verschlüsselt und nur temporär verarbeitet.

Option zur Vermeidung der Datenübermittlung

Sie können die Übermittlung Ihrer Daten in die USA vermeiden, indem Sie die optionalen KI-Funktionen in den Einstellungen der App deaktivieren.

Sollten Sie Fragen zu den Schutzmaßnahmen oder zur Übermittlung haben, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Garantien und Erhalt der Garantien

UltraDigital stellt sicher, dass bei einer Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland, insbesondere an OpenAI in den USA, geeignete Garantien zum Schutz Ihrer Daten implementiert sind.

Garantien für die Datenübermittlung: Standardvertragsklauseln (SCCs)

• Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Diese verpflichten den Empfänger (z. B. OpenAI), die EU-Datenschutzstandards einzuhalten und geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen umzusetzen.
• Verschlüsselung: Alle übermittelten Daten werden verschlüsselt übertragen und sind nur für den vorgesehenen Zweck nutzbar. OpenAI hat keine Berechtigung, die Daten zu speichern oder für Trainingszwecke zu verwenden.

UltraDigital ist bestrebt, höchste Transparenz zu gewährleisten und Ihnen jederzeit Einblick in die Datenschutzmaßnahmen zu ermöglichen.

Ihre Rechte

Recht auf Widerruf

Wenn Sie in eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Recht auf Berichtigung

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, das heißt, Sie können von uns unverzüglich die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Ihre Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben wurden, entfallen.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung der Verarbeitung. Eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt nicht vor.
• Sie widersprechen der Verarbeitung. Eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt nicht vor.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Artikel 8 Absatz 1 erhoben.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen angezweifelt.
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig; Sie lehnen eine Löschung jedoch ab.
• Personenbezogene Daten werden für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt; Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt.

Solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen Ihnen gegenüber überwiegen, wird die Verarbeitung eingeschränkt.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt. Hierzu wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen der Verarbeitung.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von dem Verantwortlichen zu erhalten. Eine Weiterleitung an einen anderen Verantwortlichen darf von uns nicht behindert werden.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstr. 74 a
19055 Schwerin
Telefon: 0385/59494-0
E-Mail: info@datenschutz-mv.de